Uma das resoluções que a maioria das pessoas fazem sempre que se inicia um novo ano é a promessa de planejar e ser mais organizado(a). E com empresas isso não deveria ser diferente. A organização e o planejamento na gestão de uma empresa são fatores extremamente importantes para que ela tenha bons resultados e siga em um caminho de sucesso.
Podemos dizer que é essencial analisar a gestão periodicamente, a fim de encontrar pontos que possam ser melhorados e explorados. Principalmente em negócios escaláveis, como é o caso de assistências 24 horas veicular e empresas como clube de benefícios e cartões de desconto. Esses negócios tendem a ter um alto volume de informação e clientes, portanto ter uma gestão organizada faz toda a diferença.
Nesse momento você pode estar se perguntando: “mas como posso melhorar a gestão da minha empresa?”. Fique tranquilo(a), pois existem metodologias que contribuem justamente para esse propósito. Uma delas é a metodologia 5s, que tem se tornado cada vez mais conhecida e ganhado espaço não somente nas empresas, mas também na vida pessoal de muitos. Você já conhece?
O que é a metodologia 5s?
Desenvolvida no Japão após a Segunda Guerra Mundial, a metodologia 5s tem o intuito de melhorar áreas e processos através da organização e limpeza. Sendo assim, permite que o trabalho seja desempenhado de forma ágil, eficaz e padronizada. O grande destaque desse método é que ele pode ser aplicado em qualquer empresa, independente do segmento e por isso tem se tornado cada vez mais utilizado.
O nome 5s vem de 5 termos em japonês, que são os fundamentos base da metodologia. São eles: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke.
O que significa cada “s”?
A metodologia 5s se divide em cinco etapas e cada “s” representa uma delas.
1. Seiri: Senso de utilização
Na primeira etapa, o objetivo é identificar tudo aquilo que é útil para o trabalho, o que é de fato essencial e utilizado no dia a dia da empresa. Nesse momento deve-se levar em consideração materiais, recursos, documentos, processos e inclusive pessoas.
Após análise, o recomendado é descartar o que não for útil para a empresa e caso exista a necessidade, remanejar o que ainda pode ser aproveitado de forma mais eficiente, como por exemplo, realocar um colaborador em uma outra área. Um ambiente sem excessos contribui para o aumento da produtividade e concentração.
2. Seiton: Senso de organização
Na segunda etapa é a hora de organizar tudo aquilo que foi mantido na etapa anterior. Separe os materiais e recursos, defina locais específicos para eles e categorize-os. É importante frisar que isso vale não somente para coisas físicas, mas também pode ser levado para o digital. Guarde documentos e arquivos em pastas específicas e estratégicas.
Depois desse passo ser colocado em prática, você perceberá que localizar aquilo que precisa ficará muito mais fácil e ajudará toda a equipe da sua empresa a economizar tempo.
3. Seiso: Senso de limpeza
No terceiro momento, é importante que todos os colaboradores da empresa sejam conscientizados a manterem seus espaços pessoais e de uso coletivos limpos e organizados. Essa prática promove conforto e bem-estar e também contribui para prevenir acidentes no local de trabalho. Além disso, um ambiente limpo reflete diretamente na qualidade do serviço ou produto entregue pela empresa.
4. Seiketsu: Senso de saúde e padronização
Complementando as três primeiras etapas, o 4º “s” traz a necessidade de manutenção e padronização em tudo o que já foi realizado. Deve-se criar o hábito de monitorar que os três passos anteriores estejam sendo cumpridos para manter a empresa em um ciclo de melhoria contínua. É fundamental definir responsáveis para esse acompanhamento, uma vez que se deixar essa função solta, pode acarretar em retrocesso e retrabalho, fazendo com que a empresa volte à estaca zero.
5. Shitsuke – Senso de disciplina
A última etapa se baseia na disciplina de todos os colaboradores da empresa, para que a metodologia continue funcionando, ativa e ininterrupta. A empresa deve incentivar e apoiar as pessoas, para que se torne um processo estabelecido, sem que precise ficar cobrando a cada um que faça a sua parte. O objetivo nessa fase é inserir de fato o 5s na cultura da organização.
Benefícios de aplicar o 5s na sua empresa
Como citamos ao longo do texto, a metodologia 5s gera diversos benefícios de curto e longo prazo para a empresa, como:
- Melhor produtividade e concentração dos colaboradores;
- Fácil localização de itens e arquivos necessários no dia a dia;
- Agilidade na execução de processos e tarefas;
- Economia e otimização de tempo;
- Ambiente mais confortável, limpo e organizado;
- Prevenção de acidentes no local de trabalho;
- Aumento no bem-estar geral;
- Melhor visão das áreas e da empresa como um todo;
- Melhorias contínuas;
- Equipe mais motivada e engajada;
- Aumento no desempenho geral da organização.
Consequentemente, essa série de benefícios traz melhores resultados para a empresa e faz com que o produto final entregue ao cliente tenha mais qualidade. Afinal, não importa o segmento de atuação da empresa, ter um ambiente mais organizado e mais produtivo melhora o clima organizacional e a forma de trabalhar, que reflete no que a empresa oferece ao mercado.
Outra forma de ter uma gestão mais eficiente é investir em sistemas de gestão. Desde 2008 a Infornet tem trabalhado em desenvolver as melhores soluções para contribuir na otimização de processos e excelência de resultado de empresas de diversos segmentos. Conheça:
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Gostou de conhecer a metodologia 5s? Aqui no nosso blog temos outros conteúdos sobre métodos que auxiliam para a melhora na gestão operacional, como “O que devo saber sobre a metodologia ágil?” e “Metodologia Scrum: como aplicar em qualquer empresa”.
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